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    关于印发《北方置业管理有限公司合同管理办法(试行)》的通知

    浏览次数:发布时间:2015-04-13

    各单位、各部门:

    为加强北方置业管理有限公司合同管理,规范和约束订立合同行为,明确合同签审程序、审批权限,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规,结合公司实际,制定了《北方置业管理有限公司合同管理办法(试行)》,并已经公司研究通过,现予印发,请认真贯彻执行。执行过程中有何问题,请及时与综合管理处联系。

     

                          北方置业管理有限公司

    2013年7月3日

    北方置业管理有限公司合同管理办法(试行)

     

    第一章  总  则

     

    第一条  为加强北方置业管理有限公司(以下简称公司)合同管理,规范和约束订立合同行为,明确合同签审程序、审批权限,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》(以下简称合同法)等有关法律法规,结合公司实际,制定本办法。

    第二条  本办法所称合同,是指以公司名义对外与法人、自然人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的各类经济合同(协议),主要包括:物资采购合同、投资合同、借款合同、销售合同、技术(科研)合同、产品加工承揽合同、水电气暖合同、物业管理合同、知识产权合同、房地产租赁合同、工程建设维修合同、废旧物资和设备处置合同等。

    第三条  各部门对外承办采购等具体业务时,原则上除金额较小(2万元以下)的零星业务外,均应签订书面合同,并严格依照本办法要求办理合同的起草、签订、履约等工作。

    第四条  本办法适用于公司总部合同管理。各单位可参照本办法制订本单位的合同管理制度。

     

    第二章  合同管理机构和职责

     

    第五条  公司综合管理处是公司合同管理的归口部门,负责合同管理办法的制订和监督工作。

    (一)宣传贯彻《合同法》和国家有关法律法规,集团公司有关规章制度,制定公司合同管理的规章制度,并组织实施;

    (二)负责管理公司合同专用章;

    (三)对合同的合法性、规范性进行审核,提供法律意见,组织开展合同审批工作;

    (四)考核各部门合同管理工作,协助查处违反合同管理行为和利用合同进行违法行为的案件,提出奖惩建议;

    (五)组织合同管理人员和承办人员的学习和培训;

    (六)负责处理合同违约和纠纷,代表公司提请仲裁或司法诉讼。

    第六条  公司各相关单位按照业务分工履行合同管理职责。

    (一)公司综合管理处负责公司合同管理和合同文本归档管理;

    (二)由合同承办部门提出初步价格,财务金融处负责合同价格审核管理。

    第七条  合同承办部门的职责:

    (一)贯彻《合同法》等有关法律法规,执行公司的各项合同管理规章制度;

    (二)设立专职或兼职的合同管理人员;

    (三)负责起草、初审本部门承办的合同;在履行合同过程中,收集对方经营信息,若对方出现经营状况严重恶化、转移财产、抽逃资金、丧失商业信用等行为应及时汇报;

    (四)如合同承办人员离开原工作岗位时,要及时收回其持有的合同有关资料,并书面通知对方业务单位;

    (五)使用统一或规范的合同文本。

    第八条  合同承办人员的职责:

    (一)负责市场调查、对方单位资信调查以及合同标的价格调研,重大合同的调查情况及招(议)标情况要形成书面材料,并上报公司主管领导;

    (二)组织合同谈判,重大或法律关系复杂的合同谈判,必须在合同主管部门以及法律顾问指导或参与下进行;

    (三)起草合同,组织、协调和督促履行所承办合同,并及时将合同的履行情况向本部门及合同主管部门报告;

    (四)签订、变更、终止、解除所授权委托的承办合同,并及时办理有关手续;

    (五)经委托授权或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;

    (六)收集整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中有关资料(与合同相关的附件、协议、往来函电、发货单、备忘录等),建立台帐,并归档。

     

    第三章  签订合同基本程序及审批

     

    第九条  签订合同应当使用合同的统一文本或参照规范文本,具体份数按实际情况确定,我方应至少留存两份,公司综合管理处留存一份、承办单位一份,其他部门根据需要由承办单位送达。

    第十条  签订合同应当使用公司合同专用章;订立合同人员持审批后的合同审批表到综合管理处进行合同鉴章。

    (一)除须由法定代表人签字的合同外,订立合同人员需办理由公司法定代表人签署的《授权委托书》(见附件2);

    (二)订立合同人员外出订立合同须携带合同专用章时,应携带《授权委托书》到综合管理处办理《印章审批单》方可借出,返回公司后应及时向公司综合管理处办理合同印章的移交手续;合同专用章如有丢失,应追究有关部门和个人的责任。

    第十一条  签订合同的基本程序及要求:

    (一)市场调查

    对需签订合同的,根据其内容的具体情况进行调查,并对价格及其趋势等进行综合性的分析和论证。复杂、重大的合同应由承办单位、财务部门、技术部门一并参与调查。

    (二)资信调查

    对经市场调查后拟签约对象的民事资格、注册资本、银行存款、技术和生产能力、经营信誉、产品质量等进行审查,以确定是否有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。审查人应对审查的正确性负责,承担审查责任。

    (三)合同谈判和起草

    1.合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责。重大合同或法律关系复杂的合同应由合同主管部门、财务部门、承办单位等联合组成谈判小组。谈判中有关付款条件原则上以公司财务付款规定作为基准条件。

    2.合同起草工作原则上由我方承办单位的谈判人员或谈判小组负责,严格遵守法律、法规和有关规章制度,做到“标的”明确、平等互利、内容齐全、条款完善、责任明确、用语规范严密;如属对方起草,我方谈判人员或谈判小组应按上述要求进行审查和修改。

    (四)合同审核、批准

    1.合同应填写订立《合同审批表》(见附件1),由经办人签字后,经单位领导签字和公司有关部门会签。

    2.所有合同在正式签约前必须持《合同审批表》和合同文本及有关资料(合同签订的依据、市场调查及签约对方资信审查资料、合同谈判纪要等资料)送综合管理处进行合同法律审查。法律顾问原则上在1-2个工作日内完成法律审查并签字确认后返承办单位。

    3.财务金融处依照公司有关审价规定(程序)完成价格审查后,在《合同审批表》上签署意见,需由上级审查的应按价格审查程序处理。

    4.对审查不合格的合同,财务部门与法律顾问应提出修改或处理意见,并在1-2日内返回综合管理处。

    5.合同修改完后,报公司主管领导签署意见,报公司法定代表人审批。

    6.出外签订合同应在综合管理处办理《授权委托书》,委托书的委托权限根据合同的批准权限确定。合同的价格应在财务部门确定的范围之内。委托书与合同专用章一并使用。签约人应在委托书授权范围内进行签约活动,不得超越授权范围进行签约活动。

    第十二条  重要的合同须由公司主管领导及合同承办部门组织战略发展处、运营权益处、财务金融处、综合管理处、监察审计处等相关部门进行合同评审。

    (一)合同评审原则上采用会议评审方式;

    (二)需评审的主要合同范围:

    1.合资合作、兼并重组等对外投资合同;

    2.军品科研合同;

    3.军品销售合同;

    4.设备采购,单项合同在30万元(含30万元)以上的;单台设备在10万元以上的;单台设备低于10万元,但同类设备采购累计价值超过30万元的;

    5.其他需要评审的合同。

    第十三条  工程建设、物资采购、设备购置等合同金额较大且需进行招(议)标的,按照公司招(议)标管理办法执行,并持审签后的定标审批表以及合同签订审批单到公司综合管理处进行合同鉴章。

     

    第四章  合同鉴章存档及外部手续

     

    第十四条  对经有关部门会签,并经综合管理处、财务金融处、公司领导审查并批准的合同,合同承办人持批准的《合同审批表》及有关评审等审批资料,到公司综合管理处进行鉴章,并留存一份。

    公司合同专用章由公司综合管理处负责管理并办理合同鉴章。

    第十五条  合同存档

    (一)合同编号

    1.合同存档前须由公司综合管理处统一编号,以便查阅;

    2.合同编号由年代号、顺序号组成;

    3.合同年代号由四位阿伯数字组成,合同顺序号由三位阿拉伯数字组成,按从小到大的次序排列,示例:2013第001号;

    4.军品合同应按照集团公司的管理规定进行编号。

    (二)合同存档期限

    按照公司档案保管制度,原则上合同保管期限分为永久、长期、短期三种。

    1.对公司有长远利用价值的合同应永久保存(50年以上)。

    (1)合资合作、兼并重组等对外投资合同;

    (2)新建、改建建设工程合同;

    (3)重大军品科研合同。

    2.对公司在长期内有利用价值的合同为长期保存(10年)。

    (1)军品销售合同(按产品寿命周期执行);

    (2)借贷款、担保、抵押、质押合同;

    (3)外部委托审计合同;

    (4)技术开发和服务合同;

    (5)设备采购、大修改造合同;

    (6)网络工程合同。

    3.对公司在短期内有利用价值的合同为短期保存(2年)。

    (1)原材料、协作配套件、工具工装采购;

    (2)绿化、劳务、短期租赁合同;

    (3)印刷制品合同等服务合同。

    4.凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

    5.其他涉及到经济往来的合同参照以上原则选择保管期限。

    (三)合同销毁按照公司档案保管相关制度执行。

    第十六条  外部有关手续

    法律、法规规定需经专门机关批准的合同,合同签订后应由承办单位的经办人办理审批手续;凡是国家规定需经有关部门登记或备案的合同,必须向规定的部门申请登记或备案;合同约定需进行公证的合同,必须进行公证。

     

    第五章  合同的履行

     

    第十七条  对依法签订生效的合同,公司各部门必须全面严格履行,不得擅自单方变更、修改、解除或终止。经双方协商变更合同的内容,应签订书面协议,按正常合同办理手续,作为原合同的附件进行管理。

    第十八条  合同虽已签订,如若发现存在不公平、有误和对方有欺诈行为,将严重损害我方利益的应及时与对方协商变更或解除合同,并立即采取合法有效的措施制止危害行为的发生,必要时可请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤销。 

    第十九条  承办部门负责组织、协调合同规定的我方权利和义务的全面履行,督促、检查及确认对方义务的履行。合同承办人应将合同履行有关情况及时向部门领导汇报。

    第二十条  对应验收的标的物,应由有关单位验收后签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物,应由承办部门在即日提出书面意见,按国家规定或合同约定时间向对方提出异议,尽快采取适当措施解决。

    第二十一条  合同承办单位应建立有效的合同履行督促检查制度,定期对到期合同的履行情况进行检查,问题较大的应书面报公司有关领导。

    第二十二条  各合同承办单位在合同未盖章签字生效前不得提前履行合同。特殊情况须经公司领导批准后,在七日内完成合同的补签。

     

    第六章  违约和纠纷的处理

     

    第二十三条  合同违约必须依法承担违约责任。对方违约的,合同承办单位应按规定索取违约金,如造成经济损失还应索取赔偿金;我方违约或给对方造成经济损失的,合同承办单位应组织查清原因,以书面形式报公司综合管理处、公司主管领导审核,经公司领导批准后按规定办理违约金支付和赔偿手续。

    第二十四条  发生合同纠纷后,承办单位应及时与对方协商解决,协商不成时,应在规定的期限内以书面形式报公司综合管理处和公司主管领导,并在法定代表人的授权下配合法律顾问向有关辖权的仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉,不得私自对外委托有关单位处理纠纷。

     

    第七章  奖  惩

     

    第二十五条  下列情形之一,公司对合同的承办、审查和合同纠纷的处理人员给予表彰和奖励:

    (一)工作认真负责,取得显著成绩的;

    (二)避免或挽回重大经济损失的;

    (三)其他应当予以表彰或奖励的情形。

    第二十六条  对不履行合同管理程序的,视情形分别给予相应部门领导和经办人员50元-500元的处罚。

    第二十七条  有下列情形之一者,公司将视其情节轻重和损失大小,对责任人员分别给予通报批评、赔偿损失或行政处分,涉嫌犯罪的,移交司法机关依法追究其法律责任:

    (一)不进行市场调研和资信调查,随意签订合同;

    (二)无权代理或越权代理签订合同;

    (三)与对方恶意串通签订损害公司利益的合同;

    (四)所签订合同内容不全、责任不明,拒不接受合同审查部门意见的;

    (五)履行合同中玩忽职守或私自签订补充合同的;

    (六)发生合同纠纷隐瞒不报或在合同仲裁诉讼中弄虚作假,不积极协助的;

    (七)对借出公司合同专用章管理不善、使用不当而导致合同纠纷或发生合同专用章丢失、损坏的;

    (八)给公司造成名誉损害或经济损失的其他行为。

     

    第八章  附  则

     

    第二十八条  各部门在合同承办工作中应严格遵守本办法,公司综合管理处、财务金融处和监察审计处负责监督检查其执行情况,对违反本办法的行为提出限期整改要求,并向公司领导提出奖罚意见,经批准后组织实施。

    第二十九条  各单位可参照本办法规定,结合本单位实际情况制订本单位合同管理办法,并报经公司批准后执行。

    第三十条  本办法由综合管理处负责解释。

    第三十一条  本办法自下发之日起施行。

     

    附件:1.北方置业管理有限公司合同审批表

    2.北方置业管理有限公司授权委托书


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